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Intranet: Acceso Autorizado: Asistente  de Operaciones 
 
l. Puesto: Asistente de Operaciones y Atención al cliente.
ll. Objetivo del Puesto:
Realizar la coordinación de la operación e instalaciones,repartos de la forma  más eficientes para el buen funcionamiento  de la compañía, tener actualizadas  las listas de inventarios,vigilar los almacenes y herramientas de operacion asi como prestar servicios de atención al cliente ,ofrecimiento de mantenimiento como parte de los objetivos de la empresa. precios y costos, matrices de precios, cuentas por pagar, órdenes de compra, inventarios y cotizaciones especiales. Así como coordinar y calendarizar la recepción .
 
lll. Reporta a:
Dirección General > Dirección Comercial > Operaciones >Asistente de Operaciones

lV. Funciones y Responsabilidades:

  1. Coordinar diariamente la operación,las  rutas y asignación  de grupos.
  2. Tener los documentos necesarios para las instalaciones anticipadamente.
  3. Tener los productos necesarios para las operaciones, asi como materiales y herramientas para las instalaciones.Dirigir  su empaque, revisión y carga.
  4. Coordinar con compras si se necesitan materiales y productos anticipadamente.
  5. Coordinar con Dpto. de Proyectos las necesidades especiales de  materiales y herramientas .
  6. Coordinar con cliente anticipadamente la confirmación de  ruta.
  7. Coordinar la entrega de productos optimizando rutas,tiempos  y costos.
  8. Coordinar con asistente de Compras entrada de equipos de Almacen.
  9. Documentar entradas y salidas de almacen diariamente efectuar su Captura en el sistema. 
  10. Realizar Inventarios mensuales fisicos. 
  11. Se le responsabiliza del  orden y limpieza del almacen y de sala de Exhibición.
  12. Realizar el control de instaladores,horas 
  13. Realizar el control de Camionetas. y gasolina utilizada.
  14. Realizar el control de Herramientas.
  15. Realizar  llamadas de "atencion al cliente" y hacer seguimiento de clientes  antiguos ofreciendo servicios  de mantenimiento.
  16. Realizar reportes necesarios
  17. Realizar el Plan de Operaciones Anual durante el mes de Noviembre para el Plan General.
  18. Supervisión de Bitácora de Operación.

V. Reportes:

Reporte Semanal   y mensual de estadisticas de Operación.

Reporte Mensual de Inventarios

Reporte Mensual de Herramientas. y Mantenimiento de Unidades.

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Vl. Procedimientos: 

Luego de recibir de recibir materiales y que este en Pizarrón todo el  producto completo para Instalaciones (I), o para  entregas(E) o colección (C) , se procedera a organizar ruta. y confirmar con clientes e instaladores. En inventarios debera recibirse  productos etiquetarse, capturarse,ordenarse y protegerse en bodega.Asi mismo con los materiales y herramientas y unidades móviles.Respecto al servicio a cliente se debera hacerse un seguimiento ordenado de las Instalaciones efectuadas y su respuesta documentada.
Descripción de Funciones: 
1)Coordinacion de Operaciones
a)Determinacion de equipos de persona para cada ruta.
          b)Determinar si habra uso de camioneta o mensajeria.
c)Revisión de Pizarrones de Entregas,Coleccion e Instalaciones. Para organizar Rutas y equipos.
          d)La ruta debe organizarse de acuerdo a zona, economia de gasolina y tiempos.
e)La salida  de coches de instalaciones debe estar checada a travez de una Tarjeta de Unidades, diariamente, debe de  tener firma de supervisada.
          f)En caso de ruta foránea, debe asignarse con tiempo, avisar al personal.
          g)La ruta asignada debe de escribirse en la bitacora diariamente, Firmarla de revisada.
 
2.-Documentación
          a) Preparar documentación de ruta anticipadamente.
             Factura,con direccion de entregay  teléfono de zona de instalación.Una copia para firma.
             Asignara quien consulte la guia roji para ubicarlo,.
          b)Asignar quien lleve documentos y procedimiento de que debe de traer una firma.
          c)Llevar la carta de cliente y traerla con firmas.
          d)Revisar que se tenga lista de instructivo especial de ingenieros si se requiere..
e)Si hubiera que hacerse cobro que firmen copia de recibir factura original y recibir cheque.Revisar que el nombre este bien escrito en el cheque de acuerdo al la factura.
          f)En caso de instalación foránea  debe de tramitarse con tiempo el documento de viáticos,y                    gastos   necesarios. Debe  entregar con firma la copia de este documento  al personal asignado                 al   regreso  exigirle los comprobantes para pasarlos a contabilidad.No dejar pasar mas de 2 dias.
          f)Documentos necesarios para envios Foráneos. Direccion que se adhiere. letrero de fragil e i                 instructivos necesarios,junto a los del inciso a).
3.-Productos y materiales  de Instalaciones,Entregas,(E) o Colecciones(C).
          a)Revisar productos antes de sus salida.Verificar su buen estado
           b)Dirigir y supervisar el empaque de productos si se envian. 
c)Sacar etiquetas de productos para continuar proceso de inventario.
 
4.-Materiales y Productos,coordinación con Compras
a)Debe de coordinar con los encargados de Compras de que se tenga a tiempo los materiales.
          b) Tener a tiempo las herramientas necesarias.
c)Todos los equipos necesarios ,herramientas, y productos deben de tenerse un dia antes de la instalación siendo su responsabilidad directa. para poder organizar una operación.
5.-Coordinación con Dpto.  de Proyectos
a)Pedir indicaciones especiales a los encargados del proyecto "formato de Instalaciones"
          b)Es su responsabilidad comunicar al grupo de operaciones lo que debe de llevar, recibir foramto de instalaciones y firmarlo, asi como hacerlo firmar al que se le delegue,para definir la responsabilidad.
6.-Entregas(E).
          a)En caso de   Entregas, (E) solicitar para las foráneas especificacion de transportista, número telefónico,dirección ,  si hay un número de convenio de la firma.y verificarla para evitar transporte interno
          b)En entregas normales hacer la ruta mas adecuada segun distancias y progama optimizando tiempos. .
7.-Coordinación con cliente
a)Avisar y coordinar con clientes  las entregas  de productos, verificar horas de servicio y darle fecha y tiempo aproximado de hora de entrega. Ponerse de acuerdo.
          b)Pedir a cliente dato de domiiclio  concreto o referencia para evitar pérdidas de tiempo.Puede delegar a un chofer,bajo su responsabilidad.
c) En caso de Entregas, verificar horas de servicio, si se va hacer un envío. Asesorarse con el departmaneto de Ventas si se usara un servicio determinado de envio y transporte.
          d)En caso de  Colección tomar nota y nombre de persona que asegura que estara el producto       disponible del proveedor ,evitar  tiempos perdidos.
8.- Coordinación con Compras Proveedor ,Colección (C)
          a)El departamento de compras avisara de la coleccion necesaria,previa certificacion de que estan listos los productos.
          b)Se verificara un dia antes con una segunda llamada para la Colección (C) se tomara nombre del responsable y coordinará  horarios.
8.-Recepción de   equipos y mqateriales en el  almacén
a)Equipos deben de estar etiquetados por el departamento de compras.
b)En caso de ser equipos electrico se debe de probarse  que funcionen, con las personas que hacen la entrega,Tener precaución si son trifásicos.
           c) Si son materiales a recibirse ,revisarse y etiquetarse para la correspondiente instalacion ,con el número de factura o nombre del cliente.Orden de compra.
           d) Si son productos devueltos de una instalacion ponerse una etiqueta con todos los datos,.Etiqueta redonda  color blanco.
9.-Captura de movimientos de almacen
          a)Diriamente debe de efectuar la captura de los moviemtos  de almacen de ambas empresas.
          b)En caso de que regresen equipos de alguna instalación se le pondra prioridad en el reporte  semanal, en lo posible informar del  precio del equipo regresado.
10.-Inventarios mensuales
        a)Deberá efectuar inventarios físico mensuales el ultimo dia del mes, o primero del siguiente inmediato. Del almacen, de la exhibición y de productos regresados.Avisar si salio alguna muestra.
        b) El inventario la pasara firmado a Dirección General a mas tardar el dia 2do o 3ro del mes.
 
13.-Control de camionetas
        a) Revisar que tengan  buen funcionamiento.Llevar bitácora de composturas.
        b)Revisar mensualmente que tengan herramientas, y llantas de refacción.
        c)Revisar mensualmente documentos.
        d) Hacer cronograma de pagos de Revista, Tenencia, Permiso de carga.etc.etc.
14.-Herramientas
        a)Realizar su supervisión y conteo mensual. Con personal nuevo semanal y al retiro.
        b)En el reporte mensual avisar de anomalias, perdidas o necesidades de manteniemiento.
        c)Guardar equipos costosos con seguridad.Entregar con papeleta firmada y hacer responsable al usuario.
15.-Atención al cliente
         a)Destinar una hora diaria para hacer llamadas  a clientes antiguos,ofreciendo servicios de mantenimiento.Hacer lista de llamadas y respuesta en cuaderno destinado a ello.Se le supervisar´semanalmente.
         b)En caso de quejas del cliente  se deberan reportar a direccion comercial. Mencinarlas en el reporte mensual.
         c)Pasar el formato por fax de Atención al cliente una vez a  la semana, para tener su opinión.
16.-Reportes a presentarse-
         a) .-Mensual de Instalaciones y Operaciones en general Formato (1)
b)Reporte de Camionetas y Herramientas.  Formato (2)
´17.-Realizar Plan de Operaciones Anual
a)Donde se manifieste las estadísticas totales de
             Servicios, entregas,Colecciones.
b)Se sugiera  las estrategias a seguirse para mejorar  el departamento.
          c)Se sugieran necesidades fisicas y de materiales del departamento.
d)Se haga el plan de Seguimiento a Clientes con meta anual y Mensual-
          e)Se mencione si  hay necesidad de alguna capacitación en específico.
 
 
 
 

 

 

Vll. Perfil del Puesto:

 
 
 
Políticas Generales de la Empresa:
Ir a Políticas Generales.
 
Políticas Específicas del Puesto:
Responsabilidad: El trabajador del Departamento de Operaciones y Servicio al Cliente, tiene la total responsabilidad sobre la coordinación de la operaciones, llevar control del personal de operaciones, de su trabajo . Responsabilidad de los inventarios , su control y orden, De las herramientas, y del cuidado y conservacione  de los equipos,maquinarias y unidades móviles. De llevar  adecuada atención al cliente.
Horarios de Operacion
El general es entrada de  8:30am  con una hora de comida a los de operación. Su salida es a las 5:30pm de Lunes a viernes. Excepto Sabados de 8:30 a 1:30-
El Assitente de Operaciones y Atencion al cliente tiene 2 horas de comida y su salida es similar al personal admi nistrativo y de ventas.

Horas Extras

         Para tenerlas debe de tener una firma de su superior Dirección Comercial o General solo asi se autorizaran.

Personal de Instalaciones en salidas foráneas.

 

Equipos, Materiales o Servicios en Catálogo Internet: Estos deberán ser revisados de forma cuatrimestral y actualizados.  proyecto que involucre equipo no enlistado en el Catálogo, deberá ser notificado al Superior Inmediato. El evaluará la factibilidad del desarrollo del proyecto con estos elementos extraordinarios y determinará la factibilidad de realizar la obra o subcontratar a otra empresa.
Equipos, Materiales o Servicios Fuera del Catálogo Internet: Cualquier proyecto que involucre equipo no enlistado en el Catálogo, deberá ser notificado al Superior Inmediato. El evaluará la factibilidad del desarrollo del proyecto con estos elementos extraordinarios y determinará la factibilidad de realizar la obra o subcontratar a otra empresa.
Renuncia Voluntaria o Liquidación:
Si el trabajador renuncia o es liquidado antes de la fecha de pago de comisiones, este renunciará de forma automática a todas sus comisiones.
Equipos de Fabricación Especial: Se consideran dentro de esta familia los siguientes equipos, ver TurboEspeciales VentDepot.
Procedimientos:
Prospección Vía Fax:
Se deberán realizar desde el interior de la oficina, por medio de cartas presentación, enviar los f
Reportes:
En caso de que la fecha de entrega del reporte sea feriada, este se deberá entregar un día antes.
Semanales
Entrega de 100 prospecciones vía fax.
Fecha Límite: Cada Sábado antes de las 12:00 pm.
Cada día que se exceda la fecha límite será descontado de forma proporcional del bono de prospección.

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